Главная / ПРОДУКТЫ / Prestima / Договоры

Расчеты по договорам

Коммерческая деятельность любой компании неразрывно связана с договорной работой, в рамках которой организуется оперативный учет и контроль выполнения и оплаты обязательств по договорам, проводится анализ и оценка результатов.

Модуль «Расчеты по договорам» позволяет повысить эффективность управления договорами на различных предприятиях (торговых, производственных, строительных, проектных и т.д.) за счет автоматизации следующих задач:

  1. Структурированный учет договоров:
    • детальный учет в необходимых разрезах - организация, договор, этап, допсоглашение, заказ, номенклатура материальных ценностей (МЦ) или состав услуг и т.д.;
    • отражение условий исполнения обязательств по договорам (необходимость предоплаты, сроки отгрузки или оплаты по факту и т.д.).
  2. Оперативный учет выполнения и оплаты обязательств по договорам:
    • учет выполнения и оплаты заказов на закупку, реализацию МЦ и услуг, работ по этапам договоров и прочего выполнения обязательств по всем видам договоров (например, по кредитным или лизинговым договорам);
    • формирование данных о планируемых платежах и поступлениях с учетом условий договоров и текущего выполнения обязательств.
  3. Контроль и анализ данных по договорам, подготовка отчетности с различной детализацией данных:
    • подбор поставщика или подрядчика (субподрядчика), определение условий для заключения договора с покупателем или заказчиком на основании данных о ценах, предыдущих заключенных договорах и т.д.;
    • своевременность и объемы отгрузки и оплаты при закупке и реализации МЦ и услуг, выполнении работ по договорам и прочих обязательств по всем видам договоров;
    • анализ дебиторской и кредиторской задолженности: списки дебиторов и кредиторов, акты сверки расчетов и т.д.;
    • реестры накладных, актов, счетов-фактур, платежных документов, отчеты по выполнению обязательств по договорам и т.д.

Схема модуля Prestima Расчеты по договорам

Исходя из того, какие задачи необходимо решать, основными бизнес-заказчиками модуля могут выступать подразделения, ведущие договорную работу (отдел снабжения, отдел сбыта, планово-производственный, сметно-договорной отдел и т.д.), финансовый отдел, менеджеры высшего звена.

Ведение реестра договоров

Автоматизация учета договоров начинается с формирования единой базы всех договоров, заключаемых на предприятии. Это одна из ключевых задач управления расчетами по договорам. При этом для ведения управленческого учета актуально отражение реквизитов, соответствующих специфике договорной деятельности, для последующего анализа данных в необходимых разрезах. Например, в рамках договора могут выделяться этапы, характеризующиеся содержанием работ, сроками и стоимостью.

При учете договоров на закупку или реализацию МЦ и услуг дополнительно может учитываться наличие допсоглашений и конкретных заказов, отражающих спецификацию на отгрузку МЦ или оказание услуг.

Отражение условий и сроков отгрузки и оплаты по договору позволяет в дальнейшем автоматически формировать данные о планируемых платежах и поступлениях, контролировать и анализировать своевременность и полноту исполнения обязательств.

При использовании на предприятии для подготовки, согласования и хранения договорных документов системы электронного документооборота (например, DIRECTUM) за счетмеханизма интеграции возможна организация обмена информацией и доступ к данным. Например, из системы Prestima обращение к текстам и скан-образам договоров в системе электронного документооборота.

Выполнение и оплата по договорам

В процессе исполнения обязательств по договору в системе оперативно формируются все первичные финансовые документы (накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, платежные документы и т.д.) с указанием всех необходимых реквизитов. Например, при отгрузке МЦ помимо договора может указываться допсоглашение, заказ, номенклатура, а при выполнении работ – этапы договора.

В системе автоматически проверяются условия расчетов по договору и формируются данные о планируемых платежах или поступлениях. Например, при сохранении документа об отгрузке поставщиком МЦ предлагается создание заявки на финансирование в модуле «Управление финансами», если в заказе указано что оплата производится после отгрузки МЦ.

Данные об оплате по договорам в разрезе этапов, допосглашений, заказов могут формироваться автоматически на основании платежных документов модуля «Управление финансами», где отражается движение денежных средств по всем видам оплаты (банк, касса, ценные бумаги, взаимозачет).

За счет использования механизма интеграции документы, созданные в системе, могут автоматически выгружаться в систему бухгалтерского учета для исключения дублирования данных и сокращения ошибок.

Контроль и анализ данных по договорам

Одним из важнейших результатов автоматизации учета договоров является возможность оперативного контроля и анализа данных по договорам.

Модуль «Расчеты по договорам» с помощью аналитических отчетов позволяет:

  • подобрать поставщика, определить условия для заключения договора с покупателем на основании информации в прайс-листах, ранее заключенных договорах, оформленных заказах;
  • отслеживать своевременность и объемы отгрузки и оплаты по договорам на основании указанных условий расчетов, документов по выполнению и оплате обязательств;
  • формировать отчеты для анализа расчетов с организациями: сводные или отдельно по договору, закупкам или продажам.

Кроме того, система Prestima предлагает следующие дополнительные модули для контроля и анализа:

  • Модуль «Управление показателями эффективности». Позволяет автоматически рассчитать контрольные показатели по управлению договорами и договорной деятельности (объем продаж, крупнейшие дебиторы, кредиторы и т.д.), отображать на «Контрольной панели».
  • Модуль разработки OLAP-отчетов. Позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем данных, необходимых для контроля и анализа данных по договорам за длительный период времени (динамика цен, структура закупок и продаж и т.д.).

НОВОСТИ

АНОНСЫ

Все анонсы